I det andra steget ska vi lägga in kategorier, produktegenskaper och leverantörsnamn på respektive artikel.
När du växlar till steg 2 läses din listdatabas in och alla kategorier adderas till artiklarna.
Vi tagit fram en instruktionsvideo som förklarar de flesta funktionerna.
Klicka på knappen till höger för att se videon. Läs även texten nedan för några fler funktioner.
Om man jobbar med flera sortiment kan flera databaser med kategorier vara kopplade till ListXpress. I Steg 1 måste man välja vilken databas (listdatabas) man vill använda.
Skulle du missa att ändra databas efter du lista in en för ett annat sortiment kommer du inte få några matchningar i Steg 2. Backa då med knappen "<<Bakåt" för att komma tillbaka till Steg 1. Välj rätt databas.
ListXpresstabellen (1) visas.
Om du inte ser ListXpresstabellen utan bara en grå ruta finns inga brister och du kan gå vidare till nästa steg.
(2) I ListXpresstabellen finns två flikar - fliken Brister visar enbart de artiklar som saknar klassificering (brister).
På fliken Alla finns alla inlästa EAN.
Bristerna baseras på om artikeln saknar uppgift på ett definierat fält. Du ser uppgift om detta uppe till vänster, "Brister baseras på ..." (gulmarkerad)
Din uppgift är nu att komplettera bristerna med fakta.
Ta bort alla artiklar som du inte vill ha med till analysen genom att markera EAN-numret och trycka på Delete på tangentbordet.
Till vänster om ListXpresstabellen finns filtreringsfönstret (3). Utnyttja detta för att dra in artiklar till rätt kategori istället för att skriva in uppdateringarna. Ta tag i EAN-numret när du ska dra. Man kan markera flera artiklar åt gången med hjälp av Shift och Ctrl markering (enligt Windows standard) och sedan dra dem ut i trädet. Behåll knapparna nedtryckta hela tiden medan du väljer och drar artiklarna.
(4) Du kan välja att släppa produkten på två nivåer i kategoriträdet. Så fort du anger en andra nivå tänds ett plustecken till vänster om kategorierna i filtreringsfönstret. Klicka på plustecknet för att expandera och se den andra nivån. Plustecknet byts ut till ett minustecken. Klicka på minus på att krympa ihop.
Släpper du produkten på nivå två adderas den överliggande nivån automatiskt.
Du kan givetvis skriva direkt i tabellens celler istället för att dra produkten. Vill du lägga
- För att se ett större fönster, och därmed större tabell, så använd Maximera-knappen uppe i högra hörnet av fönstret.
- Behåll Shift och Ctrl-knapparna nedtryckta hela tiden medan du väljer och drar flera artiklar.
- När man drar en produkt från ListXpresstabellen till filtreringsfönstret / grupperingsfönstret till vänster visas en gul ”pop-up”-ruta med texten för den grupp du pekar på.
- Klicka på EAN för att markera hela raden.
- Celler som har ändrats får en ljusgul bakgrund.
- Om du gjort ändringar i ListXpresstabellen och inte sparat dessa i databasen får du en fråga om du vill göra detta när du klickar på Nästa.
Spara ändringar till databas (5)
Spara ändringar till databas. Du sparar alla uppdateringar till listdatabasen. Dessa blir då tillgängliga för nästa butikslista du läser in.
Om du gjort ändringar i ListXpresstabellen och inte sparat dessa i databasen får du en fråga om du vill göra detta när du klickar på Nästa (8).
När du väljer detta alternativ öppnas ett nytt fönster som visar alla ändringar. Klicka på OK för att skriva alla ändringar till listdatabasen.
Du kan välja bort artiklar som inte ska exporteras till listdatabasen. Ett praktiskt exempel är PLU-nummer eftersom dessa inte är generella utan butiksunika. Längst till vänster på artikelraden finns en bockruta som heter ”Spara”. Avmarkera denna ruta för de artiklar du inte vill skriva till listdatabasen då det enbart är förbockade artiklar som sparas.
Tänk på att nästa gång du kör Uppdatera källfiler skrivs din lokala databas över och dina uppdateringar försvinner. Det är därför viktigt att du även gör steget som beskrivs i kommande punkt.
Spara ändringar till fil (6)
För att alla ska få så få brister som möjligt när man läser in listor är det viktigt att alla hjälper till att rapportera in alla nya artiklar till systemadministratören. Om det visas artiklar i ListXpresstabellen under inläsningen så är de okända för systemet och/eller saknar uppgift i bristfältet.
Kategorisera produkterna så komplett du kan. Klicka därefter på knappen ”Spara ändringar till fil” (6). Dina uppdateringar av produkt-kategorier sparas nu som en Excelfil på skrivbordet. Filen döps till ”ListXpress_<ditt namn>_<dagens datum>. Maila Excelfilen till systemadministratören. Därefter kan du kasta filen i papperskorgen / ta bort den. Den har ingen mer funktion.
Siffror (7)
För att kunna bedöma om det är mödan värd att kategorisera en udda artikel eller ett PLU vill man veta hur mycket den sålt och om den påverkar kategorins intjäning.
Klicka på knappen ’Siffror >>’ uppe till höger. Ett litet fönster öppnas upp. När du klickar på en produkt i ListXpresstabellen så visas bland annat antal sålda enheter och värde.
För att stänga sifferfönstret så klicka på [X] eller på knappen ’Siffror <<’ igen (pilarna ändrar riktning beroende på om fönstret är öppet eller stängt).
Fliken Alla
I ListXpresstabellen finns två flikar (2) - fliken Brister visar enbart de artiklar som saknar klassificering (brister). På fliken Alla finns alla inlästa EAN, även de som finns på fliken Brister. Det kan vara enklare att uppdatera bristerna genom att kopiera data från likvärdiga produkter.
Klicka på Alla för att växla flik. Bäst överblick får du genom att maximera fönstret. Första gången du öppnar fliken är den sorterad på EAN. Eftersom de flesta leverantörerna har egna EAN nummerserier är det lättare att hitta likvärdiga produkter.
Du kan kopiera rader med flera celler till en annan rad. Använd Fyll värde (Ctrl+M) för att kopiera celler vertikalt, se mer under högerklicksmenyn nedan.
När du väljer en grupp i filtreringsfönstret till vänster visas enbart produkterna i den gruppen i ListXpresstabellen.
Sortera valfri kolumn genom att klicka på kolumnrubriken - varannan gång stigande och varannan fallande.
Ändra grupperingarna genom att välja i rullgardinerna 'Filtrera på' uppe till vänster. Ordningen på fälten i rullgardinerna följer databasens fältordning.
Du kan temporärt ändra ordningen på kolumnerna genom att dra rubriken åt höger eller vänster. En grå linje markerar var kolumnen kommer placeras.
För att skapa en ny grupp så skriv namnet i aktuell cell. Den nya gruppen adderas i filtreringsfönstret.
Högerklicksmenyn
Det finns flera bra funktioner i menyn som visas när du högerklickar i ListXpresstabellen.
Fyll värde = Funktionen skriver in första cellens värde till alla markerade celler. Man har möjlighet att redigera innan inskrivning. Snabbt sätt att kopiera data till många celler i kolumnen. ListXpress kan bara klistra in i en cell i taget.
Kopiera synlig data = Kopierar enbart den data du ser data inklusive rubriker från alla tabeller. Data som filtrerats bort kommer inte med. Tabellen kan sedan klistras in i exempelvis Excel för förädling.
Kopiera EAN-kod = Kopierar enbart EAN för raden oberoende vilken cell du har aktiv. Bra funktion om man exempelvis vill söka på internet efter produkten.
Om man klickar på EAN markeras hela raden. Väljer man då Kopiera eller Ctrl+C kommer alla celler med till klippbordet.Ändra EAN-kod = Om EAN saknas för artiklar i butikslistan skapas ett fingerat ID bestående av Lxp + löpnummer. Det har även hänt att EAN kommer in som GTIN14, dvs med vänsternollor, och kommer inte matcha något produkt i databasen.
I ListXpresstabellen kan man ändra EAN till det riktiga numret genom att högerklicka och välja Ändra EAN-kod i menyn. En ändringsruta visas.
Om man ändrat ett eller flera EAN kan man sedan backa tillbaka till steg 1 för att direkt återvända till steg 2. Då läses listdatabasen in igen.
Ångra / Historik
När du öppnar ListXpress visas ett Historik-fönster vid sidan. Det kan vara väldigt användbart när du redigerar artiklar i ListXpresstabellen. I fönstret loggas allt du gör där. Senaste åtgärden ligger överst. Skulle du göra ett misstag som att dra en eller flera produkter till fel grupp, ta bort en eller flera produkter eller en hel grupp, skriva fel text etc. kan du ångra detta. Klicka på den senaste rätta raden i historikfönstret, dvs raden under den felaktiga åtgärden.
ListXpress rullar tillbaka till det scenariot. Den felaktiga åtgärden syns nu med grå kursiv text.
Skulle du märka att åtgärden var rätt och inte fel kan klicka på den grå texten. ListXpress rullar då fram till det scenariot - du har då ångrat ditt ångra-kommando.
Obs! Du kan inte ångra en enskild rad i historikfönstret. Alla åtgärder fram till den raden återställs eftersom de är beroende av varandra.
